公文传阅那些事儿【原创】

来源:网络转载 责任编辑:王亮
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编者按:只要有文件的地方,就有传阅。对于文件的传阅,各个单位都有自己的管理办法。公文传阅有一般的规律,但没有绝对的标准。胜之先生写下《公文传阅的那些事儿》,和您聊一聊关于公文传阅的一些事情。


公文传阅的那些事儿

文/胜之


公文传阅是指机关文秘部门按照领导签署的传阅意见,及时将来文送有关领导和科室人员阅知。它是文书处理工作中比较重要的环节,也是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。

公文传阅,看似重要程度不高的一项工作,如果出现纰漏,也会对机关工作,尤其是机关办公室工作带来不良影响。今天笔者就给大家讲一讲公文传阅里面的故事,算是抛砖引玉吧。

一、公文传阅的特点

1.及时性。虽然没有必要非要一文一传,大多时候可以累积几个文件一起传阅,但是也要注意时间的把握,不宜拖得太长,有些文件如果推迟数日再传阅,或许被传阅对象已经通过其他渠道获知此事,那就没有意义了,办公室的工作也就被动了。

2.不可替代性。这里指的是纸质公文传阅的不可替代性。在信息化飞速发展的今天,许多机关都用办公自动化系统取代了纸质办公,公文处理全流程通过网络来运转,看似高效、便捷,但很多地方面临的一个问题就是,软件升级的时候,或者系统不兼容,或者版本不匹配,导致过去的资料很难保存下来。所以,纸质公文流转在一段时间内还是不可替代的,因为它可以全程留痕。

3.有序性。公文传阅过程中顺序是很重要的,一般情况下是按照行政级别排序传阅的,因为大家都知道,在机关工作,这也算是一条潜规则吧,排名比自己靠后的同志赶在自己前面先看到了,心里难免有点不是滋味。当然,有时也不能死搬硬套,要特殊情况特殊处理,否则,不仅会在领导之间造成矛盾,而且还会影响公文的效率和质量。

4.安全性。安全是公文传阅工作的政治性体现。待传阅文件中,有许多都是涉密文件,传阅过程中一旦丢失或泄密,后果是无法挽回的。所以,文秘人员一定要时刻绷紧安全这根弦,时刻掌握文件的流通去向,时常查看文件数量,做到心中有数,全面掌控,确保文件安全保密。

二、公文传阅过程中易出现的几个问题

1.文件遗失。尤其是传阅人、传阅文件较多的时候,如若中间有些环节不严谨、不谨慎,没有及时查看,很容易出现文件遗失等问题,而且到时候都不知道在哪个环节出的差错,找都不好找。

2.文件自动传阅。文件传阅过程中,文秘人员要全程跟踪负责,要做好各科室或各位领导之间的联系人,不能让科室之间自动传阅,那样的话,文件传到哪个位置,文秘人员一无所知,无法掌控,所以,一定要杜绝文件横传。

3.文件随意复印。有的领导看见自己感兴趣的文件,不管是不是密级文件,都要求文秘人员给他复印一份,这时文秘人员一定要坚持原则,按照文件管理规定,什么文件可以复印,什么文件不可以复印,要委婉的跟领导做好沟通,不能逾越底线。

4.文件传阅范围随意更改。文件一旦进入传阅轨道,传阅范围一般情况下不可随意更改,既不能扩大传阅范围,也不能缩小传阅范围,既不能多传一个人,也不能少传一个人,要做到应传尽传。



三、公文传阅过程中的几点启示

1.给文件和文件夹编号。一般每次传阅文件都不止一份,所以,这个时候就要给每份文件遍上编号,这个在传阅单的目录中有体现,然后在具体每份文件的右上角用铅笔注明该序号,以便传阅时方便查阅。另外,整个传阅单也要有一个编号,这个编号还要贴到传阅夹的封面上,方便查阅。

2.制定文件传阅进度表。为便于随时了解和掌控文件传阅进度,要制定一个文件传阅进度表,对已传阅人、正在传阅对象做好标记,传阅一位标记一位,这样整个流程就很清晰了。以下图为例。

其中,已传阅人用“”标记,正在传阅对象用“”标记,这样就很清晰,一目了然。

3.传阅完毕的文件要及时归档,以备后查。

说了这么多,看似一件简单的工作,如果真正做好也不容易。这就如同办公室工作,虽然都是一些看似鸡毛蒜皮、上传下达的小事,但如果不注意细节、不严谨细致,也会出现大的失误或错误。所以,还是那句话,办公室工作无小事,每一件事都是大事。


为什么“请示类”公文传阅时要倒传阅?

答:因为如果先给大领导看,大领导先提出意见别人就不好再批什么了。因此采取先小后大的传阅顺序,先由分管领导批示,供主要领导决策参考。

从具体工作角度出发,谈谈公文传阅过程中应注意哪...

答:一、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的背景 随着市场竞争压力的增大,企业领导对信息掌握及信息质量的要求越来越高,而公文处理是信息来源的重要方式之一,这样给承担公文处理业务的办公室文书工作提出了更高的要求。对公文处理流程及传阅技巧...

什么是文件传阅?怎样做好传阅工作

答:办公室(一般单位都有这个部门吧)收到各类文件后,由收发人员进行分类登记。 然后办公室主任根据文件内容,提出拟办意见。 处理后,送上级领导批示, (有的单位还有主管领导,一般是副职),就再送主管领导批示, 然后是各处室传阅 (PS:有些...

什么是公文的横向传阅

答:是指同级别之间的领导或部门之间,不能直接相互横向传递公文,要通过机要秘书采用“轮辐式”进行传阅,防止公文积压和丢失。

秘书进行文件传阅要尊循的原则?

答:(一)有序的原则。公文传阅,顺序很重要,在实际操作中,文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序,又不能死搬硬套,要特殊情况特殊处理,否则,不仅会给领导之间造成矛盾,而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文,文秘人员一般先送办公室主...

公文系统收到上级来文,提交传阅办结之后才发现发...

答:提交公文发现错提,如何处理? 立即点击“撤回”钮,如其他人已经处理,请他点击“退回”钮,如还是不行,与部门信息文书联系。

30.关于公文组织传阅的说法错误的是:( )

答:A,应当是树形,其他的都不太适合传阅。

公文有没有传阅,或者是批办专用印章,有的话是什...

答:设计个公文传阅单即可

什么是公文的横向传阅

答:就是涉及一些机密的文件,此类的文件只允许安全局等管理部门将文件传给A局,然后再收回,由安全局等部门再传给B局,但是A局不允许直接传递给B局。

公文批示传阅单办公室怎么填写拟办意见

答:请***领导阅示;建议转**科室阅办;请**领导阅;建议转**科室阅处。

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